Автоматизація інтернет-магазинів

Реалізовані проекти по організації обліку діяльності бек-офісу інтернет магазинів:

Інтернет-магазин (товари для тварин).

Кількість замовлень на день: 150-200, кількість товарів в замовленні: 3-10.
Товарна група: товари для тварин.
Період співпраці з клієнтом: січень 2010 - по сьогодні.

Ефект від впровадження інформаційної системи:

• Компанія отримала інструментарій для оперативної обробки великої кількості замовлень з можливістю масштабування.
• Зменшено рутинне навантаження на співробітників, що дозволило звільнити ресурси та скоротити витрати на персонал.
• Забезпечено дисципліну в головному бізнес-процесі, замовлення не губляться, клієнти задоволені.
• Забезпечено можливість керування великим асортиментом (більше 10 000).
• Засновникам надано можливість аналізу ключових показників роботи інтернет-магазину.
• Забезпечено високу доступність системи.

Виконано завдання:

Встановлення та налаштування типової системи "Керування торгівлею 11.0" для забезпечення ведення обліку (базові можливості типової системи):

• Рух і залишки товарів (облік складу);
• Рух коштів;
• Взаєморозрахунки з клієнтами;
• Керування списком клієнтів і номенклатури, їх властивостями;
• Ціноутворення;
• Замовлення клієнтів, продажі;
• Замовлення постачальникам, отримання товарів;
• Аналітична звітність, аналіз рентабельності.

Виконані нетипові доопрацювання:

1. Організація завантаження замовлень, які покупці ввели на сайті. При завантаженні створюється замовлення, ідентифікується клієнт, номенклатура, заповнюються ціни, кількість, сума, знижки, заповнюються контактні дані клієнта та інша інформація. Після обробки замовлення в системі обліку на сайт вивантажується інформація про зміну статусу замовлення, яку покупець може побачити у своєму кабінеті на сайті (прийнято, комплектується, в дорозі, доставлено і т.д.)

2. Організація вивантаження на сайт цін, номенклатури і залишків товарів. В залежності від залишку товару CMS сайту приймає рішення, чи варто публікувати товар на сайті.

3. Розроблено механізм завантаження прайс-листів постачальників.

Особливості механізму:

• можливість працювати з багатьма постачальниками;
• кожен з товарів може бути отримано від різних постачальників;
• на кожен товар чи групу товарів, по кожному постачальнику може бути встановлено власну вхідну знижку (в залежності від домовленостей з постачальниками). Таким чином формується закупівельна ціна;
• на кожен товар чи групу товарів встановлюється роздрібна націнка, що дозволяє автоматично формувати ціни в роздріб. 

Цей функціонал дозволяє в автоматичному режимі керувати цінами великого асортименту товарів. Система дозволяє оперативно обробляти прайси одночасно більше 20 постачальників, більш як по 30 тис. товарів, і відображати ці ціни на сайті.

Можливість автоматично і швидко обробляти прайси великої кількості постачальників с великою кількістю позицій (більше 10 тис.) Дозволяє мати оперативну інформацію про ціни і залишки постачальників з мінімальними витратами на її оновлення.
Завантаження прайсів можливо з будь-яких формалізованих джерел: Excel, XML, DBF, TXT і т.д.

Можливість призначати закупівельні знижки по постачальнику, бренду, позиції, групі товарів. В результаті у вас з‘являється можливість оперативно формувати закупівельні ціни по великому асортименту закупівель. Можливий облік індивідуальних домовленостей з постачальниками, накопичуваних знижок, акцій постачальників і т.д

4. Розроблено механізм обліку залишків постачальників. Деякі постачальники надають відомості про свої залишки, така інформація завантажується в систему і надалі використовується при формуванні замовлень клієнтів і закупівель у постачальників.
Ця функція особливо актуальна для магазинів, які працюють зі складу постачальника – менеджер з продажів знає, чи є можливість пропонувати покупцю ту чи іншу позицію товару.

5. Розроблено підсистему транспортної логістики.
В систему додано документ "Маршрутний лист", в якому фіксуються адреси доставки замовлень. Систему інтегровано з "Яндекс-картами" (можлива інтеграція з Google-картами), оператор на карті бачить всі пункти доставки всіх нерозподілених замовлень, на іншій карті – замовлень, які додано до маршрутного листа, і може зручно компонувати замовлення по географічній близькості.
Внаслідок впровадження підсистеми, радикально знизився час формування маршрутних листів.
Раніше формування маршрутних листів на 30 замовлень займало 2,5-3 години, після впровадження системи – 2 оператори маршрутизують 120-150 замовлень за 15-20 хвилин.

Підсистема пропонує набір друкованих форм, які необхідні для водія та магазину:

• Маршрутний лист з картою;
• Інформація по замовленям (адреса, телефон, сума, додаткова інформація);
• Лист оцінки якості доставки;
• Накладна на збірку – документ, який у зведеному вигляді показує, який товар в якій кількості потрібно забрати на своєму складі, а який – на складах постачальників.

За даними підсистеми розраховується заробітна плата водіїв, яка залежить від регіону та суми замовлення.

6. Розроблено систему автоматизованого формування ланцюга документів, які необхідні для забезпечення замовлення клієнту:

•  Замовлення постачальнику;
•  Прибуття товарів;
•  Документи руху коштів;
•  Реалізація товарів в документі "інтеркомпані" – продажі між власними юридичними особами та ІП.

Сформовані замовлення постачальнику в електронному вигляді відправляються постачальникам, що дозволяє мінімізувати час на забирання товару у постачальника: коли машина прибула – постачальник вже підготував необхідний товар.

7. Розроблено систему управління оперативними закупівлями (сьогодні на сьогодні)
Розроблено робочий стіл, який дозволяє менеджеру в оперативному режимі визначити, який товар в якого постачальника придбати.
Система розподіляє товари по постачальниках з врахуванням різних пріоритетів – наявність, власна компанія. Можливе додавання нових пріоритетів (ціна, залишок, вартість доставки, надійність постачальника і т.д.)
Впровадження підсистеми дозволило в дуже оперативному режимі формувати замовлення постачальникам. Замовлення формуються з 10 до 11 ранку, а о 12-13 годині машини вже завантажуються в постачальників і з власного складу. Після 13-ї товар починають розвозити по покупцях.
Таким чином забезпечується схема відвантаження товару покупцям "сьогодні на завтра".

8. Базові функції керування контентом:

•  Звірка та оновлення інформації про товари на сайті і в системі обліку;
•  Звірка та оновлення інформації про клієнтів і про їх знижки.

9. Виконано інтеграцію з сервісами СМС-розсилки.

10. Виконано інтеграцію з агрегатором платежів (PayU) та клієнт-банком.

11. Розроблено робочий стіл менеджера з закупівель, який дозволяє на підставі інформації про продажі, резерви, товари в дорозі, графіки постачання формувати замовлення постачальникам для виконання складської програми (власного складу).

12. Здійснено інтеграцію касових апаратів та сканерів штрих-кодів.

13. Виконано налаштування для керування знижками на товари та групи товарів, реалізовано підсистему для нарахування знижок клієнтам в залежності від об‘єму їх замовлень, а також інші заходи для мотивації.

14. Оптимізовані доопрацювання:

• Налаштування інтерфейсів таким чином, щоб процес додавання нових клієнтів і замовлень займав мінімум часу (до 30 секунд);
• Організація роботи віддалених співробітників через тонкий і веб-клієнти;
• Налаштування інтерфейсів для оперативного отримання важливої інформації;
• Оптимізація швидкодії – база має працювати швидко;
• Організація резервної інфраструктури з онлайн-доступністю;
• Впровадження системи розширеної реєстрації зміни об‘єктів – зрозуміло, хто, коли і що саме зробив з документом чи довідником.

15. На даний момент виконується налаштування для забезпечення роботи бази даних одночасно з декількома сайтами (з однаковою групою товарів):

• Ціни товарів дещо різняться;
• При продажу мають використовуватись різні Організації для кожного сайту;
• CMS-системи у всіх сайтів різні.

Інтернет-магазин (товари для рибалки та туризму), м.Київ

Система в розробці, діяльність не здійснюється.

Кількість замовлень на день: очікується від 20 до 50, кількість товарів в замовленні: 2-4.
Товарна група: товари для рибалки та туризму.
Період співпраці з клієнтом: червень 2014 – по сьогодні.

Ефект від впровадження інформаційної системи:

• Створені інструменти для ефективної роботи з клієнтом.
• Забезпечено керування замовленням клієнту на всіх етапах його виконання.

Виконані завдання:
1. Розроблено підсистему керування номенклатурою. Здійснюється як зв‘язок системи обліку та Excel для зручності і швидкості обробки.

Дозволяє повністю керувати відображенням товарних позицій на сайті:

• Формування конфігуруємих одиниць товарів;
• Ведення індивідуальних та загальних наборів атрибутів;
• Ввімкнення/вимкнення відображення товару, його активності, кожного з атрибутів;
• Керування фільтрацією та сортуванням товарів на сайті;
• Керування графічним відображенням номенклатури на сайті з системи обліку.

Дозволяє контент-менеджеру керувати інтернет-магазином, не використовуючи адмін-частину сайту: приховувати/показувати/міняти статуси, ціни, відображення товару, конфігурувати в групи, керувати пошуком безпосередньо з системи обліку.

• Редагування HTML-опису товару на сайті з системи обліку.

2. Налаштовано підбір товарів за різними параметрами, постачальниками, цінами;

3. Організовано гнучке керування супутніми товарами;

4. Організовано керування аналогами та товарами-замінниками;

5. Створено розвинуту систему статусів товарів. Статуси: активності, доступності, строків доставки, маркетингові.

6. Створено систему формування SEO-інформації безпосередньо в системі обліку на підставі правил та шаблонів.

7. Автоматизовано обробку замовлень клієнтів та формування замовлень постачальникам з випискою необхідних документів.

Інтернет-магазин (продаж автошин та дисків), м.Київ

Кількість замовлень на день: від 20 до 300 (значний фактор сезонності), кількість товарів в замовлені: 1-2.
Товарна група: автомобільні покришки, диски, аксесуари.
Період співпраці з клієнтом: серпень 2013- по сьогодні

Ефект від впровадження інформаційної системи:

• Створено інструменти для ефективної роботи з клієнтом;
• Забезпечено керування замовленням клієнту на всіх етапах його виконання.
• Оптимізована логістика.

Виконані завдання:
1. Розроблено робочий стіл менеджера з продажів.

Головні функції робочого столу:

• Введення інформації про клієнта;
• Пошук існуючих клієнтів і замовлень, обляд подій по клієнтах (дзвінки, смс-повідомлення, записи автовідповідача, зміни статусу замовлення);
• Управління існуючими замовленнями – відстеження статусу, нагадування про прострочені етапи;
• Підбір товарів по параметрах, постачальниках, цінах;
• Підбір аналогів (наявність дуже швидко змінюється);
• Створення нових замовлень і заповнення їх параметрів: клієнт, тип доставки, параметри доставки, номенклатура і т.д.

2. Розроблено робочий стіл менеджера з логістики.

Головні функції робочого столу:

• Контроль доставки товару від постачальника до покупця;
• Вибір схеми доставки: 
• зі свого складу;
• зі складу постачальника через свій склад;
• напряму від постачальника покупцю;
• Взаємодія з національними перевізниками: Інтайм та Нова Пошта;
• Інтеграція з API перевізників;
• Розрахунок вартості і строків доставки;
• Формування декларацій;
• Формування реєстрів на доставку;
• Відстеження проходження процесу перевезення;
• Взаємодія з постачальниками – фіксація подій (дзвінки, перемовини, і т.д)