Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»Согласно Трудовому Кодексу (статья 74) и ЗУ «Об отпусках» (статья 2) работодатель обязан предоставить и оплатить ежегодный отпуск каждому сотруднику. При этом, есть периоды пикового ухода в отпуск, когда выплаты отпускных достигают максимальных отметок. Это время также может сопровождаться уменьшением объемов производства и продаж.

Начисление всей суммы отпускных, например, в летний период может стать сильным потрясением для финансового состояния компании. Предприятию придется необоснованно завышать стоимость продукции, ухудшая свои рыночные показатели. Единственным способом избежать подобной ситуации является формирование резерва отпусков.

Резерв оплаты отпусков (он же «обеспечение») представляет собой резервный фонд предприятия, имеющий четкое целевое назначение – выплата отпускных. Он позволяет равномерно распределить расходы на выполнение данных обязательств в течение года. Предприятие создает резервный фонд в периоды высокой доходности, благодаря чему исключается вероятность обременения финансовых результатов выплатами отпускных в период низкого дохода.

ФОРМИРОВАНИЕ РЕЗЕРВА ОПЛАТЫ ОТПУСКОВ

Для формирования резерва предприятие ежемесячно отчисляет определенную сумму от фактических расходов на оплату труда. К последним относятся плановые годовые показатели зарплат и приходящиеся на них отчисления на социальное страхование.

Размер отчислений на формирование резерва оплаты отпусков предприятие определяет самостоятельно. Чаще всего, ориентиром служат расходы на оплату труда и выплату отпускных в предыдущем году.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РЕЗЕРВА ОПЛАТЫ ОТПУСКОВ

Начисления на формирование резерва отражаются в субсчете 471 («Обеспечение выплат отпусков») как оборот по кредиту. Размещать их следует в корреспонденции с дебетом счетов, по которым ведется учет расходов. Это могут быть счета 8 «Расходы по элементам», либо 9 «Расходы деятельности».

Иногда созданного обеспечения недостаточно для выплаты всех отпусков текущего периода. В таком случае сумму отпускных, которая превысила резерв, списывают с помощью проводки дебета счетов 23, 91-94, а также кредита счета 661.

Стандарт бухгалтерского учета 11 обязует предприятия ежегодно пересматривать остаток обеспечения отпусков и, если возникает необходимость, соответственно корректировать резерв: увеличивать, либо уменьшать. Поэтому вопрос автоматизации учета резерва отпусков очень актуален как с точки зрения экономии человеческих и временных ресурсов, так и «аккуратности» бухгалтерского учета предприятия, сведение к минимуму вероятности допущения ошибок за счет «человеческого фактора».

Специалисты IT4B разработали модуль «Резерв оплаты отпусков», который максимально упрощает учет обеспечения отпускных на базе конфигураций с функционалом бухгалтерского учета и расчета зарплаты:

  • 1С: Бухгалтерия;
  • 1С: Управление торговым предприятием;
  • 1С: Управление производственным предприятием.

ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ ФУНКЦИОНАЛА УЧЕТА РЕЗЕРВА ОТПУСКОВ НА БАЗЕ «1С: УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»

Процесс расчета резерва отпускных на базе происходит в три этапа:

1. Расчет коэффициента резерва оплаты отпусков

Программа может рассчитать коэффициент резерва оплаты отпусков автоматически, либо же пользователь вносит вручную готовый, самостоятельно рассчитанный коэффициент.

Система хранит все данные о годовых коэффициентах обеспечения отпускных.

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

Чтобы произвести автоматический расчет коэффициента следует нажать кнопку «Рассчитать коэффициент» в правом верхнем углу окна программы, выбрать год. Всю необходимую информацию для расчетов система возьмет из данных предыдущего года. Например, если нужно рассчитать коэффициент на 2017 год, то будут проанализированы соответствующие показатели 2016 года.

Вычисление осуществляется по следующей формуле:

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

Полученный коэффициент резерва применяется при расчете ежемесячного начисления суммы резерва отпусков.

2. Ежемесячное начисление суммы резерва отпусков

Для удобства пользователей специалистами IT4B специально разработан документ «Расчет резерва отпусков работников организации».

В шапке документа находится необходимая для бухгалтерского учета информация:

  • название организации;
  • дата документа;
  • месяц, за который осуществляется расчет;
  • подразделение организации;
  • статья затрат (аналитика со счета 471);
  • ответственный.

Под шапкой - таблица с автоматически заполненными данными о сотрудниках, которым начислена заработная плата за определенный месяц. Таблица содержит следующие столбцы:

  • ФИО сотрудника;
  • должность;
  • график работы;
  • счет затрат;
  • статья затрат;
  • результат (сумма начисленной заработной платы сотрудника за определенный месяц);
  • предел начисления ЕСВ на ФОТ;
  • коэффициент резерва;
  • результат расчета (сумма резерва отпусков за определенный месяц).

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

Третья колонка таблицы («Счет затрат» и «Статья затрат») заполняются системой автоматически, исходя из способа отражения заработной платы сотрудников.

Соотношение заработной платы сотрудника и предела начисления единого социального взноса на фонд оплаты труда является критически важным и непосредственно влияет на сумму начисления резерва. Поэтому расчет обеспечения отпускных осуществляется по одному из двух алгоритмов:

Если сумма начисленной заработной платы больше предела начисления ЕСВ на ФОТ:

Сумма резерва = Начисленная зарплата * КР

Если сумма начисленной заработной платы меньше предела начисления ЕСВ на ФОТ:

Сумма резерва = Начисленная зарплата * КР + Начисленная зарплата *0,22
(22% ЕСВ на ФОТ)

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

3. Отображение начисленного резерва в бухгалтерском учете

Начисленный резерв отображается в проводках по дебету счета затрат и кредиту счета 471. При этом все суммы и аналитики заполняются автоматически данными из документа по расчету суммы резерва.

Учет резерва оплаты отпусков в «1С:Бухгалтерия»

Консультации по телефону: +38 (044) 227-3499